Inscrição por convite para um evento com 28 empresas co-realizadoras
Cada empresa convida e aprova os próprios participantes, num painel só dela.
- Cliente
- IBM, via Arenna Eventos
- Ano
- 2026
- Evento
- IBM Tech Summit Brasil · 20 de outubro · Transamerica Expo Center, São Paulo
- Papel
- Design e desenvolvimento ponta a ponta
- Entregas
- Hotsite, sistema de inscrições, painéis, e-mails e check-in nas salas
- 28empresas co-realizadoras, cada uma com o seu link e o seu painel
- 1.563inscrições recebidas, 1.328 aprovadas
- 13.384e-mails enviados pela plataforma
Contexto
O IBM Tech Summit Brasil é o evento de tecnologia da IBM para clientes e parceiros: um dia de palestras, estandes e sessões práticas de Hands-on Lab. É fechado: cada uma das 28 empresas co-realizadoras, divididas nas cotas Gold, Silver e Distribuidores, traz os próprios convidados, com um link de convite só dela. A própria organização também convida pelos seus links.
Fizemos o projeto para a IBM, por meio da Arenna Eventos.
Desafio
Fazer 28 empresas convidarem e aprovarem os próprios participantes, sem que nenhuma enxergasse a lista das outras.
Só por convite.
Sem o link de uma co-realizadora, a inscrição não abre.
Staff com limite.
Cada cota tem um número máximo de pessoas da própria equipe.
Vagas contadas.
As sessões de Hands-on Lab têm capacidade fixa.
Gestão de ponta a ponta.
A Arenna precisava conduzir um evento desse porte com excelência, vendo inscrições, aprovações e vagas num lugar só.
Do convite ao QR code
8 etapas
Convite
Cada co-realizadora tem o seu link de convite, com o logo dela.
Inscrição
Só e-mail corporativo, uma inscrição por pessoa e aceite LGPD.
Sessão
Clientes escolhem uma sessão de Hands-on Lab, com vaga garantida.
Aprovação
A co-realizadora ou a IBM aprova a inscrição: 1.328 das 1.563 foram aprovadas.
Acesso
E-mail com o QR code de entrada e um segundo QR da sessão.
Lembretes
Por e-mail, 20 dias, 10 dias e na véspera do evento.
Agradecimento
Mensagem para quem participou, depois do evento.
Relatório
Os números do evento entregues à organização, num relatório sob medida de 15 páginas.
As telas
Os painéis mostram empresas e participantes de demonstração.
Hotsite
Hotsite completo: hero, sobre, programação, mapa do evento, co-realizadoras por cota e como chegar Link de convite da co-realizadora, com o botão Inscreva-se
Inscrição por convite
Formulário com o logo de quem convidou, e-mail corporativo e escolha de sessão Hands-on Lab Confirmação com a vaga da sessão reservada Sem link de convite, a inscrição não abre
Painéis
Painel da IBM: inscrições com busca, filtros e origem de cada convite Sessões Hands-on Lab: ocupação, capacidade e sessão esgotada Painel da co-realizadora: só os próprios inscritos e a cota de staff Convites em massa por planilha, com status de envio, inscrição e erro
No celular
Hotsite no celular Formulário no celular Painel no celular: as tabelas viram cards
Decisões de design
Um painel para cada co-realizadora
Cada empresa vê e aprova só os seus inscritos; a IBM vê todos.
A última vaga não vai para duas pessoas
As sessões têm lugares contados: quando a última vaga é preenchida, a sessão aparece como esgotada.
Convite com a marca de quem convida
O convidado reconhece o remetente: o e-mail e a inscrição mostram o logo da co-realizadora.
Um QR code para cada porta
Um para entrar no evento e outro para a sessão, também em texto, caso a imagem não carregue.
Seu evento também tem convidados de várias empresas?
Conheça a solução de inscrição e check-in.